Context general

De-a lungul timpului, in cadrul administratiei publice centrale si locale, s-au adunat volume enorme de informatii in sisteme si formate multiple.
Desi contin informatii esentiale, aceste documente (de cele mai multe ori in format hartie) sunt foarte greu de accesat si reutilizat in procesul de documentare sau pentru a raspunde solicitarilor venite din partea autoritatilor sau a cetatenilor.
In perioada urmatoare cantitatea de informatii generate va continua sa creasca exponential fapt ce pune presiune atat asupra personalului care se ocupa cu administrarea acestora cat si asupra costurilor cu arhivarea fizica a acestor date. In fiecare zi, in cadrul institutiilor publice se emit si se primesc sute de documente care necesita realizarea unor fluxuri operationale complexe fara a pierde controlul asupra bugetului.

Arhiva electronica

Utilizand SEAL, toate informatiile dispersate in teritoriu sunt unite in cadrul unei arhive electronice administrata centralizat in cadrul aceleasi solutii. Datele sunt astfel accesibile si utilizabile rapid si sigur imbunatatind semnificativ capacitatea si calitatea raspunsului la solicitarile venite din partea autoritatilor si a cetatenilor.
SEAL vine cu multiple capabilitati de scanare si incarcare de documente pentru costruirea rapida a arhivei electronice, reducand procesul de digitizare a informatiilor la cateva comenzi intr-o interfata extrem de intuitiva si agila.

Ce poate gestiona SEAL

Cu SEAL, utilizatorii pot decide care sunt atributele de catalogare de care au nevoie si le pot prelua instant atat manual, cat si prin OCR-izarea textului pe care doresc sa il foloseasca ca metadata. Toate aceste operatii se pot face fara interventia administratorului de sistem sau furnizorului extern, oferind agilitate maxima fluxurilor din cadrul institutiei cu zero costuri de implementare.

SEAL poate gestiona:

• Orice tip de document din nomenclatorul arhivistic al institutiei;
• Orice tip de document din sistemele existente;
• Orice tip de fisier emis din aplicatiile proprii;
• Documente care necesita semnatura electronica sau marca temporala pentru asigurarea respectarii reglementarilor legale in vigoare (Legea 135/2007);
• Arhivele de emailuri ce nu sunt mentinute in prezent intr-o structura centralizata pentru arhivare.

Beneficiile utilizarii aplicatiei SEAL

• Reducerea costurilor datorate multiplicarii datelor si a lucrului cu documentele pe suport hartie;
• Reducerea ratei de eroare a datelor sub 5% ca rezultat a eliminarii procesarii manuale a documentelor si a deduplicarii datelor;
• Imbunatatirea procesului de decizie prin imbunatatirea calitatii datelor si a transparentei surselor de date;
• Reducerea timpului privind regăsirea informatiilor – cautarea se va face intr-o arhiva electronica cu date consolidate;
• Imbunatatirea proceselor de raportare pentru diferite niveluri de management;
• Posibilitatea crearii de analize operationale si strategice avand o singura sursa integrata si relevanta de date;
• Deschidere catre alte sisteme informatice ale altor institutii ale statului pentru a prelua si transmite informatii catre acestea folosind tehnologie cu standarde deschise(CMIS). Beneficiile majore ale utilizarii platformei SEAL acopera cel putin urmatoarele aspecte;
• Respectarea legislatiei in vigoare privind lucrul cu documente electronice: Legea arhivarii electronice 135/ 2007 , Legea nr. 455/2001 privind semnătura electronică, Codul Fiscal;
• Automatizarea proceselor de distribuție și regăsire a documentelor la nivel instituțional;
• Pârghii pentru publicarea din oficiu a informațiilor de interes public;
• Îmbunătățirea mecanismelor de suport decizional - posibilitatea de a creea rapoarte și statistici în timp real având la bază date consistente provenite din documentele generate sau prelucrate zilnic;
• Accesul facil si in timp real la informatii, in mod centralizat pentru toate partile interesate(functionarii publici/manageri/cetateni);
• Eliminarea riscului pierderii documentelor sau clasificării eronate prin înregistrarea centralizată a acestora și evidența lor unitară pe întreaga durată de viață a documentelor;
• Imbunătățirea timpului de procesare şi distribuţie a documentelor prin asigurarea condiţiilor de procesare rapidă a informaţiilor folosind instrumente de captura moderne incluse din start in aplicatie și functii de accesare colaborativa a documentelor;
• Reducerea duratei de raspuns la solicitarile celorlate institutii ale statului sau la cele venite direct de la cetateni prin reutilizarea continutului generat anterior si regăsirea rapida a informaţiilor gestionate de aplicaţie;
• Eliminarea costurilor cu generarea si distributia fotocopiilor documentelor în interiorul instituțiilor.