Dovezi ale performantei noastre

Selector solutii

Eliminarea lucrului cu hartia la Departamentul de Informatii si Protectie Interna DIPI

01

Short introduction


"Unele dintre elementele cheie care au asigurat succesul acestui proiect l-au reprezentat experienta indelungata si inalta calificare a echipei Star Storage in implementarea de sisteme integrate de gestiune a informatiei. Am fost foarte multumiti si totodata bucurosi pentru ca am lucrat alaturi de un adevarat partener de incredere - Star Storage.", Comisar-sef de politie Adina MACOVEI, Manager de proiect in cadrul proiectului IMMEDIAT al Departamentului de Informatii si Protectie Interna.

Departamentul de Informatii si Protectie Interna este structura specializata a Ministerului Afacerilor Interne care desfasoara activitati de informatii si protectie interna, in vederea asigurarii ordinii publice, prevenirii si combaterii amenintarilor la adresa sigurantei nationale privind misiunile, personalul si informatiile clasificate in cadrul ministerului.

Ca structura a M.A.I., Departamentul de Informatii si Protectie Interna are atributii de obtinere, verificare, procesare, stocare, protectie si valorificare a informatiilor necesare realizarii atributiilor care revin ministerului, potrivit legii.

Departamentul de Informatii si Protectie Interna coopereaza, prin intermediul Oficiul Registrului National al Informatiilor Secrete de Stat (O.R.N.I.S.S.), cu Oficiul de Securitate al N.A.T.O. si Oficiul de Securitate al U.E. pentru implementarea standardelor N.A.T.O. si U.E. de protectie a informatiilor clasificate la nivelul M.A.I.

02

Challenge


Din cauza specificului reglementat al Departamentului de Informatii si Protectie Interna si a atributiilor din cadrul acestuia care tin de obtinerea, verificarea, procesarea, stocarea, protectia si valorificarea informatiilor, activitatea curenta presupune zilnic lucrul cu un volum foarte mare de date si informatii critice. Mai mult decat atat, structura organizatorica a Departamentului de Informatii si Protectie Interna implica urmatoarele provocari: existenta unui numar mare de structuri, de categorii de documente care sunt gestionate in cadrul acestuia si de registre existente la nivelul intregii organizatii. Astfel, majoritatea activitatilor desfasurate in cadrul institutiei presupun utilizarea frecventa a hartiei.

Toate aceste aspecte conduc la obtinerea unor costuri ridicate si aparitia unor probleme care afecteaza major eficienta operatiunilor, printre care se numara si timpii mari de raspuns si ingreunarea comunicarii intre structurile interne distribuite teritorial.

03

Solution


Solutia identificata de D.I.P.I. pentru adresarea necesitatilor interne a fost informatizarea proceselor principale din organizatie care presupun manipularea extensiva a hartiei. In aceast caz, dupa analiza situatiei initiale si a fluxurilor de lucru caracteristice din cadrul Departamentului de Informatii si Protectie Interna, dar si a cerintelor specifice mentionate de catre reprezentantii organizatiei, specialistii Star Storage au recomandat institutiei client imbunatatirea politicilor si proceselor interne de lucru cu documentele prin implementarea unor instrumente eficiente necesare menite sa reduca timpul de livrare catre beneficiarii produselor realizate de D.I.P.I., precum si prin implementarea unui sistem informatic colaborativ modern, la nivel national, ca suport de secretariat si gestiune a documentelor.

Datorita experientei si expertizei companiei Star Storage, dar si a solutiilor, serviciilor si produselor de calitate ridicata pe care le ofera, reprezentantii Departamentului de Informatii si Protectie Interna au ales sa urmeze recomandarile echipei de specialisti Star Storage implicati in proiectul IMMEDIAT. Acestea au raspuns perfect nevoilor si cerintelor existente in acel moment in cadrul Departamentului de Informatii si Protectie Interna.

In proiectul IMMEDIAT, Star Storage a pus la dispozitia Departamentului de Informatii si Protectie o solutie proprie completa, care a presupus proiectarea si implementarea unui sistem modern si performant de management al documentelor si a adresat complexitatea ridicata a proceselor interne institutiei beneficiare. Solutia Star Storage a fost foarte complexa, a inclus tehnologii de varf in domeniul IT si a fost alcatuita din urmatoarele elemente cheie:

  • Subsistem de gestiune a arhivei electronice in conformitate cu prevederile Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica;
  • Subsistem de gestiune a fluxurilor de lucru - ofera posibilitatea transmiterii documentelor pe fluxuri de aprobare, monitorizarea fluxurilor;
  • Subsistem de registratura electronica - ofera posibilitatea inregistrarii unice a documentelor in cadrul registrelor electronice, permite distributia documentelor in cadrul institutiei in conformitate cu organigrama institutionala;
  • Subsistem de raportare si analiza de business - ofera posibilitatea executarii de rapoarte si analize asupra datelor operationale colectate la nivelul bazei de date dedicate procesului de raportare;
  • Subsistem de portal intern - interfata principala de acces la sistem, oferind posibilitatea gestionarii cererilor (concedii, misiuni, invoiri etc.), precum si a publicarii de informatii de interes general (comunicate, note, norme);
  • Subsistem de gestiune a identitatilor.

In plus, in cadrul proiectului s-au desfasurat sesiuni de instruire a specialistilor D.I.P.I. in utilizarea instrumentelor software specifice si s-au elaborat standarde de lucru moderne pentru fluxurile de documente.

04

Benefits


Datorita solutiei Star Storage implementate in cadrul Departamentului de Informatii si Protectie Interna s-au obtinut urmatoarele beneficii majore, care au condus la indeplinirea obiectivului si a scopurilor proiectului realizat:

  • Reducerea costurilor cu distributia documentelor, prin utilizarea formatului electronic si transferului electronic. Documentele cu destinatari interni sunt elaborate doar in format electronic pe baza de semnaturi digitale (certificate digitale calificate);
  • Standardizarea procesului de aprobare a documentelor din institutie prin implementarea unor fluxuri de lucru cu pasi predefiniti si reguli clare de lucru;
  • Consolidarea informatiilor, oferind suport managementului pentru deciziile interne;
  • Obtinerea accesului la date in timp real in functie de drepturile alocate;
  • Automatizarea anumitor activitati in scopul reducerii timpului alocat acestora (ex: alocare numar de inregistrare, alocare drepturi conform regulilor stabilite, verificarea nivelului de autorizare, notificarea utilizatorilor, distributia catre inlocuitor a sarcinilor/taskurilor, trimiterea documentelor in arhiva electronica, inregistrarea documentelor aprobate in registratura etc.);
  • Reducerea timpului de aprobare/avizare a solicitarilor interne prin utilizarea documentelor electronice si a functionalitatilor sistemului de distributie;
  • Obtinerea unui nivel de securitate foarte ridicat si garantat conform drepturilor de acces.

Afla mai multe detalii!

Vino sa vezi! Solicita un demo live si vezi cum SEAL iti poate acoperi nevoile specifice.

AFLA MAI MULTE DESPRE CUM COMPANIILE FOLOSESC SEAL!

Afla cum companiile din industrii si de marimi diferite valorifica SEAL pentru a se dezvolta.