AMER: +1-718-4072002 | APAC: : +65-31 59 10 45 | EMEA/RO: +4 (021) 242 13 95

Optimizeaza procesele bazate pe hartie

Selector solutii

Transforma hartia intr-o arhiva electronica reutilizabila

Digitizeaza documentele, construieste-ti arhiva si distribuie informatia.

60%

din companiile ce au ca scop optimizarea proceselor bazate pe hartie, au nevoie de o modalitate rapida de a le converti in format electronic si de a le pune apoi la dispozitia angajatilor, partenerilor si a altor sisteme IT (precum CRM, BPM sau portaluri informationale).

18%

din partenerii nostri utilizeaza SEAL pentru arhivarea electronica a documentelor si pentru a le face sa genereze valoare mai usor decat prin gestionarea traditionala a documentelor.

52%

din companii isi limiteaza considerabil capacitatea de a procesa si distribui rapid informatia continuta pe acest suport, datorita muncii birocratice coplesitoare si a spatiului fizic ocupat de documente.

Managementul documentelor in companii

Fiecare organizatie are modalitatea sa de utilizare a documentelor iar noi iti prezentam mai jos cateva scenarii de utilizare a acestora.

01

Companiile de asigurari folosesc SEAL pentru a procesa rapid documentatia


Companiile de asigurari au nevoie sa proceseze rapid documentatia aferenta solicitarilor de despagubire impreuna cu polita originala de asigurare pentru optimizarea serviciilor oferite si reducerea riscurilor asociate.

02

Bancile folosesc SEAL pentru a colecta documentele asociate clientilor


Bancile trebuie sa colecteze documentele asociate clientilor (aplicatii de credit, contracte noi, documente de identificare si suport, cecuri,etc) din locatia in care acestea sunt create si sa le puna la dispozitia angajatilor din back-office pentru procesare, pastrand in acelasi timp organizarea acestora centrata in jurul clientului.

03

Departamentele de resurse umane folosesc SEAL pentru a gestiona un numar mare de documente


Departamentele de resurse umane sunt insarcinate cu gestionarea unui numar de documente ce creste exponential, odata cu dezvoltarea companiei si cresterea numarului de angajati. Legea cere prezervarea pe termen lung a informatiilor privind angajatii (documentatia referitoare la contracte de munca si salariile angajatilor trebuie pastrata o perioada de 50 de ani), fapt ce duce la necesitatea constituirii unei arhive de documente, la care angajatii acestui departament trebuie sa aiba un acces rapid si usor.

04

Companiile din zona de retail folosesc SEAL pentru a colecta documentele generate zilnic


Companiile din zona de retail au nevoie stringenta sa colecteze toate documentele generate in fiecare zi cum a fi jurnalele de livrari si transport, comenzi si alte documente financiare sau operationale.

05

Departamentele juridice folosesc SEAL pentru a tine o evidenta a tuturor angajamentelor facute de companie


Departamentele juridice trebuie sa mentina o evidenta clara a tuturor angajamentelor facute de companie si sa le pastreze pentru audit, ca suport in cazul unor litigii sau pentru analiza de performanta a afacerii.

06

Departamentele de contabilitate folosesc SEAL pentru a realiza corespondenta intre facturile primite si comenzile de receptie


Departamentele de contabilitate au misiunea de a realiza corespondenta intre facturile primite si comenzile/procesele verbale de receptie. Aceste documente sunt de cele mai multe ori generate in diverse locatii ale organizatiei dar, cu toate acestea, trebuiesc stocate si administrate relationat la nivel central.

07

Companiile din domeniul Oil & Gas si Energie folosesc SEAL pentru a construi o biblioteca de documentatie tehnica


Companiile din domeniul Oil&Gas si Energie se confruta cu provocarea de a construi o biblioteca de documentatie tehnica care sa contina infrastructura deja construita, atat pentru referinta interna dar si pentru interactiunea cu partenerii externi in cazul in care discutam de implementarea unor proiecte ingineresti noi.


Caracteristicile tehnice ale aplicatiei SEAL

Urmatoarele caracteristici ale aplicatiei SEAL sunt esentiale pentru succesul implementarii proiectului

01.

Aplicatie software integrata pentru capturarea datelor, creata special pentru utilizarea ad-hoc de catre utilizatori neexperimentati.

02.

Model configurabil si flexibil pentru metadate, adaptabil fiecarei instante a serviciului in functie de cerintele specifice ale fiecarui client.

03.

Model dinamic si adaptativ al datelor care permite utilizatorului autorizat sa extinda modelul de date in functie de nevoie fara interventia personalului IT (flexibilitate reala pentru companii).

04.

Vizualizarea datelor intr-o modalitate nelimitata de perspective. Fiecare client si grup de utilizatori interni asociat poate sa navigheze si sa vizualizeze datele stocate folosind template-uri personalizate de afisare a datelor.

05.

Functii avansate pentru importul dintr-o singura data unor cantitati mari de documente corelate cu posibilitatea de a defini metadate pe fiecare document pentru asimilarea rapida si corecta in arhiva electronica.

06.

Viewer intern pentru documente accesibil prin Internet proiectat pentru vizualizarea optima a documentelor mari (ex. desene tehnice), chiar si pentru conexiunile de internet cu viteza limitata.

Beneficii pentru tine si afacerea ta

Utilizand acest serviciu, clientii nostri experimenteaza in general urmatoarele beneficii

Reducerea timpului necesar pentru procesarea documentelor din locatii ditribuite (aplicatii de credit, cereri de despagubire, alte documente tranzactionale asociate clientilor).

Consolidarea documentelor in dosare virtuale axate pe o anumita situatie (dosarul virtual al unui client cu toate datele aferente din domenii variante de servicii, fisiere ale pacientilor, fisiere ale partenerilor, ale echipamentelor sau ale cladirilor etc.).

Reducerea costurilor de curierat prin eliminarea nevoii de a muta hartia intre locatii diferite ale aceleiasi afaceri, in special costurile destul de mari pentru servicii de curierat prestare in aceeasi zi.

Reducerea considerabila a riscului de pierdere a documentelor avand in vedere faptul ca acestea sunt scanate si organizate la punctul in care au fost generate.