Peste 68% dintre organizatii cred ca afacerile la viteza hartiei vor fi depasite in cativa ani conform unui studiu recent al AIIM (Association for Intelligent Information Management). In era digitala, administrarea unificata a informatiilor, arhivelor si inregistrarilor de afaceri iti ofera un mod mai simplu pentru a proteja, accesa si gestiona documentele companiei tale. Acum este mai usor ca niciodata reutilizezi si sa colaborezi in siguranta pe continutul de afaceri, fara a pierde din vedere respectarea reglementarilor legale sau conformitatea cu cele mai recente regulamente – GDPR spre exemplu.

Mai jos 10 motive ca sa gestionezi unificat arhiva electronica si inregistrarile de afaceri pentru eficienta sporita, costuri reduse si lucru inteligent in noua era a biroului digital:

1. Ai grija de inregistrarile tale de afaceri

Arhivarea electonica si adoptarea unei solutii pentru gestiunea acesteia bazata pe metadate iti permite de fapt sa ai grija de inregistrarile tale de afaceri mai simplu ca niciodata, sa aplici normele de conformitate si sa-ti construiesteti propria politica de gestionare a informatiei. In plus, cu ajutorul unui sistem integrat de gestionare a inregistrarilor, poti sa capturezi, transformi, indexezi si gestioneazi in siguranta intreaga ta arhiva fizica si electronica, fapt ce te va propulsa cu mult inaintea competitorilor.

2. Eliberezi resurse IT valoroase si devii mai eficient prin simpla refolosire a continutului.

Ofera-le utilizatorilor business posibilitatea de a stoca si de a vizualiza documente fara a avea nevoie de personal IT specializat. Minimizeaza dimensiunea bazelor de date, imbunatatind performanta si eliberand resurse pretioase de stocare. Cu arhivarea electronica toate documentele tale pot fi acum la un click distanta.

3. Te detasezi in cursa pentru transformarea digitala.

Continutul/informatia valoroasa pentru business trebuie gestionata tinand cont de ceea ce reprezinta, nu de locul unde este acesta stocat. Transformand hartia intr-o arhiva electronica reutilizabila iti construiesti biroul digital care iti va permite cu siguranta sa stochezi, sa gasesti, sa refolosesti si sa distribui documentele si informatiile importante mai usor ca niciodata.

4. Castigi mobilitate totala.

Arhiva electronica construita corespunzator inseamna disponibilitate oricand si de oriunde a continutul pentru angajatii tai pentru un nou standard de productivitate si interactiune cu clientii si partnerii de afaceri.

5. Iei decizii mai rapide si mai informate

De cate ori incercarile tale de a gasi documente si informatii au esuat? Continutul impreuna cu metadatele asociate reprezinta cu siguranta o parte importanta a proprietatii intelectuale si este de fapt o mina de aur nefolosita la adevarata ei valoare. Activeaza si elibereaza intregul potential al inregistrarilor tale de afaceri in activitatile curente ale companiei tale pentru un nou nivel de productivitate si decizii mai rapide si mai informate care pot face diferenta in fata competitiei. Acum poti sa cresti semnificativ productivitatea fiecarui angajat care poate sa-si defineasca propriul mod de vizualizare a continutului accesand un depozit unificat de inregistrari la nivelul intregii organizatii.

6. Pui stop cheltuielilor inutile si directionezi banii catre activitati cu adevarat productive

Gestiunea si arhivarea documentelor fizice este scumpa atat din perspectiva personalului alocat pentru aceste activitati dar si pentru asigurarea spatiilor de depozitare adecvate. Procesarea, stocarea si accesarea inregistrarilor de afaceri este imbunatatita semnificativ prin adoptarea arhivei electronice si adoptarea politicilor automate de pastrare si distrugere a documentelor.

Arhivarea electronica nu mai inseamna demult preturi prohibitive sau analize complexe accesibile doar companiilor mari. Acum, cu furnizorul potrivit pentru servicii de conversie si arhivare electronica ai preturi competitive in raport cu platformele DMS / ECM traditionale. In plus elimini costurile asociate cu pierderea sau recrearea documentelor deja existente si ai libertatea sa-ti alegi inclusiv cum sa implementezi o astfel de solutie: la sediul tau (folosind infrastructura existenta) sau la cerere ca serviciu – platesti exact cat consumi, fara costuri initiale asociate infrastructurii aplicatiilor software sau serviciilor de implementare.

7. Colaborezi eficient.

Creste eficienta colaborarii, pastrand in acelasi timp controlul informatiilor prin crearea unui spatiu de lucru digital, partajat cu terte parti, datorita colectiilor de documente si a regulilor de securitate care pot fi stabilite chiar si temporar cum ar fi durata unui audit spre exemplu.

8. Iti pastrezi documentele in siguranta.

Continutul reglementat poate fi extrem de sensibil iar aplicarea unor reguli si politici de securitate cu toate ca este critica este destul de greu de realizat pe documente in format fizic. Sa poti face dovada in cadrul proceselor de audit a trasabilitatii activitatii asupra documentelor sau sa poti impune securitate la nivel granular pe fiecare document te poate scuti de mute batai de cap sau amenzi care sunt din ce in ce mai mari (vezi regulamentul GDPR). Intr-o arhiva electronica moderna continutul de afaceri este in siguranta cu ajutorul securitatii dinamice bazata pe valoarea metadatelor. Astfel poti sa oferi acces unui numar nelimitat de angajati si sa atingi un nou nivel de productivitate fara sa pierzi controlul asupra continutului tau de afaceri.

9. Respecti mai usor legislatia si reglementarile din industrie.

Prin folosirea unei arhive electronice conforme cu legislatia si reglementarile in vigoare reduci expunerea companiei si diminuezi riscurile. Nerespectarea legislatiei in vigoare conduce de cele mai multe ori la amenzi usturatoare, oprirea activitatii sau chiar demersuri penale. Este mai simplu decat iti poti imagina sa definesti si sa utilizezi procese de extragere si identificare a datelor cu caracter personal din cadrul documentelor folosind tehnici avansate de OCR si valoarea metadatelor asociate documentelor electronice pentru definirea politicilor de acces si prelucrare a aestor date asfel incat sa fii permanent conform cu reglementarile. In plus accesarea datelor in timp real, in litigii sau alte proceduri de investigatie te scutesc de multe batai de cap si-ti permit sa te concentrezi pe ceea ce conteaza cu adevarat: afacerea ta.

10. Oferi o experienta de utilizare extraordinara pentru tine si colegii tai.

87% dintre furnizorii de solutii pentru gestiunea informatiei la nivel global (studiu AIIM) cred ca volumul de achizitii in zona de IT este deja generat in cea mai mare parte de catre utilizatorii de business care vor cumpara solutii IT si nu direct de catre personalul IT asa cum am fi tentati sa credem, ceea ce inseamna ca o solutie moderna de gestiune unificata a arhivelor fizice si electronice si inregistrarilor de afaceri trebuie sa fie construita in primul rand pentru utilizatorii non-tehnici. Cu o interfata intuitiva si puternica o astfel de solutie va fi adoptata rapid in cadul companiei tale oferind o experienta de utilizare extraordinara care va usura cu siguranta munca tuturor si te va transforma intr-un supererou al informatiei.

Esti gata sa incepi calatoria catre biroul digital alaturi de noi? Scrie-ne la adresa support@seal-online.com si vom construi impreuna.